Заверяем копию трудовой книжки образец

Трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В некоторых ситуациях требуется предоставить ее копию, например, для оформления кредита, получения визы или при трудоустройстве на новую работу. Однако копия трудовой книжки должна быть заверена в соответствии с установленными правилами, чтобы она имела юридическую силу.

Заверение копии трудовой книжки – это процесс, который требует внимания к деталям. Неправильно оформленный документ может быть отклонен, что приведет к задержкам в решении важных вопросов. В этой статье мы рассмотрим, как правильно заверить копию трудовой книжки, и приведем образец оформления.

Для заверения копии необходимо соблюдать требования законодательства. Это включает указание реквизитов организации, подписи ответственного лица и печати (при наличии). Также важно убедиться, что копия соответствует оригиналу и содержит все необходимые страницы.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец

Основные шаги заверения

1. Сделайте копию всех заполненных страниц трудовой книжки, включая титульный лист.
2. На каждой странице копии поставьте отметку «Копия верна».
3. Укажите должность, фамилию, имя и отчество лица, заверяющего документ.
4. Поставьте подпись и дату заверения.
5. Заверьте копию печатью организации (если она есть).

Образец заверения

На каждой странице копии внизу или на обратной стороне необходимо написать:

• «Копия верна».
• Должность ответственного лица (например, «Начальник отдела кадров»).
• Фамилия, имя и отчество (например, «Иванова Мария Петровна»).
• Дата заверения (например, «15.10.2023»).
• Подпись.
• Печать организации (если она используется).

Пример текста: «Копия верна. Начальник отдела кадров Иванова Мария Петровна. 15.10.2023». Подпись и печать.

Какие документы нужны для заверения копии трудовой книжки

Для заверения копии трудовой книжки потребуются следующие документы:

Оригинал трудовой книжки

Оригинал трудовой книжки необходим для сверки данных и подтверждения их достоверности. Без оригинала заверение копии невозможно.

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

Предъявление паспорта или другого документа, подтверждающего личность, требуется для идентификации владельца трудовой книжки.

Дополнительные документы могут потребоваться в зависимости от места заверения. Например, в некоторых случаях может понадобиться заявление с просьбой о заверении копии. Уточните требования в организации, где будет происходить заверение.

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки

Копия трудовой книжки может быть заверена только уполномоченными лицами. Это необходимо для подтверждения ее соответствия оригиналу. Ниже приведен список лиц, имеющих право на заверение:

Сотрудники организации

• Работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель).
• Сотрудник отдела кадров, если он уполномочен на такие действия.
• Доверенное лицо работодателя, действующее на основании доверенности.

Другие уполномоченные лица

• Нотариус – заверяет копию трудовой книжки в случае, если она требуется для предоставления в государственные или иные органы.
• Сотрудники многофункциональных центров (МФЦ), если такая услуга предусмотрена региональным законодательством.

При заверении копии трудовой книжки уполномоченное лицо обязано:

1. Сравнить копию с оригиналом.
2. Поставить отметку «Верно» или «Копия верна».
3. Указать свою должность, фамилию, имя, отчество и подпись.
4. Проставить дату заверения.
5. При необходимости заверить копию печатью организации.

Важно: заверение копии трудовой книжки не требуется, если она предоставляется в саму организацию, где хранится оригинал.

Как оформить надпись о заверении на копии трудовой книжки

Надпись о заверении копии трудовой книжки должна содержать обязательные элементы, подтверждающие ее подлинность. В верхней части документа укажите фразу «Верно» или «Копия верна». Затем добавьте должность, фамилию, имя и отчество лица, заверяющего копию. Укажите дату заверения и поставьте подпись. При необходимости проставьте печать организации или кадрового отдела.

Если копия заверяется в организации, где работает сотрудник, обязательно укажите полное наименование компании. В случае заверения копии у нотариуса, он проставляет свою подпись, печать и регистрационный номер. Убедитесь, что все данные соответствуют оригиналу трудовой книжки, а подпись и печать легко читаемы.

Какие ошибки чаще всего допускают при заверении копии

При заверении копии трудовой книжки часто допускаются ошибки, которые могут привести к непринятию документа. Одна из наиболее распространенных – отсутствие подписи и печати уполномоченного лица. Без этих элементов копия считается недействительной.

Неправильное оформление надписи

Надпись «Верно» должна быть разборчивой и содержать полные данные: ФИО, должность и подпись заверяющего лица. Ошибкой является указание неполных данных или использование сокращений, которые затрудняют идентификацию.

Отсутствие нумерации страниц

Копия трудовой книжки должна быть пронумерована. Если страницы не пронумерованы, документ может быть отклонен, так как это нарушает порядок оформления.

Еще одной ошибкой является заверение копии лицом, не имеющим на это полномочий. Только работодатель или уполномоченный представитель организации имеет право заверять документ.

Также важно убедиться, что все страницы копии четко видны. Размытые или нечитаемые фрагменты могут стать причиной отказа в принятии документа.

Как проверить правильность заверенной копии трудовой книжки

Проверка заверенной копии трудовой книжки включает несколько ключевых этапов. Убедитесь, что копия содержит все страницы оригинала, включая титульный лист, записи о работе и увольнении. Отсутствие страниц или неполное копирование делает документ недействительным.

Проверка подписи и печати

На копии должна быть подпись ответственного лица (например, работодателя или сотрудника отдела кадров) и печать организации. Подпись должна быть разборчивой, а печать – четкой. Отсутствие этих элементов делает копию непригодной для использования.

Сверка данных

Сравните информацию в копии с оригиналом трудовой книжки. Убедитесь, что все записи, даты и реквизиты совпадают. Ошибки в данных могут привести к отказу в принятии документа.

Если копия заверена нотариусом, проверьте наличие его подписи, печати и отметки о заверении. Нотариальная копия должна соответствовать требованиям законодательства.

Где можно использовать заверенную копию трудовой книжки

Важно, чтобы копия была заверена в соответствии с установленными требованиями, иначе документ может быть признан недействительным.